Abwesenheitsplaner

Die Einrichtung der Arbeitszeiten ist insofern wichtig, da diese Grundeinstellung essenziell für die automatisierten Buchungen von Arbeitszeiten aus der Abwesenheitsplaner ist. Mit der Eintragung dieser Zeiten wird festgelegt, welche Arbeitszeit die Mitarbeiter*innen im Falle einer Abwesenheit vergütet/gebucht bekommen. Hierbei handelt es sich um die sog. Regelarbeitszeit. Diese gilt für alle Mitarbeiter*innen, insofern es keine anderen abweichenden Arbeitszeitkalender gibt. Diese Zeit wird ebenfalls für das Arbeitszeitkonto als Grundlage verwendet, wie lange der Mitarbeiter*in arbeiten soll.

Die AZK-Liste in Galawork bietet eine Übersicht der Summe der gesamten Überstunden pro Monat für jeden Mitarbeiter zum Ende des jeweiligen Monats. Sie zeigt den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos (AZK), indem die geleisteten Arbeitsstunden mit der vorgegebenen vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verglichen werden. Dabei werden produktive und unproduktive Stunden je nach Einstellung berücksichtigt. Die Liste ermöglicht eine schnelle Einsicht in das Stundenkonto des Mitarbeiters für jeden Monat eines Kalenderjahres.

Das Zuschlagsmodul ermöglicht die automatische Berechnung und Verwaltung von Zeitzuschlägen. Es kann individuell festgelegt werden, welche Zuschlagsarten gelten (z. B. Nachtarbeit, Sonn- oder Feiertagsarbeit), welche Lohnarten und Zuschläge dafür berücksichtigt werden, und welche Leistungsverzeichnisse (LVs) von der Zuschlagsberechnung ausgeschlossen werden sollen. Auf diese Weise lässt sich die Zuschlagslogik exakt an die internen Lohnstrukturen und betrieblichen Anforderungen anpassen.

Die Übersicht „Zeitdifferenzen“ bietet eine monatliche Zusammenfassung aller Projekte, bei denen Arbeitszeiten erfasst oder Tagesberichte erstellt wurden. Das System prüft automatisch, ob zwischen den gebuchten Mitarbeiterzeiten (Zeiterfassung) und den im Bericht eingetragenen Zeiten (Tagesbericht) Abweichungen bestehen. Zusätzlich wird kontrolliert, ob die im Tagesbericht hinterlegten Positionszeiten mit der Gesamtarbeitszeitübereinstimmen. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter laut Zeiterfassung 8 Stunden auf einer Baustelle gearbeitet hat, im Bericht jedoch nur 6 Stunden auf konkrete Positionen verteilt wurden, erkennt das System automatisch eine Differenz von 2 Stunden. So können Unstimmigkeiten – etwa durch falsche Eingaben, fehlende Positionszuweisungen oder nicht zugeordnete Stunden – schnell erkannt und korrigiert werden.

Die Vorarbeiterzeiterfassung ermöglicht es jedem Vorarbeiter, die Arbeitszeiten seiner gesamten Kolonne den jeweiligen Projekten zuzuordnen. Damit ist der Vorarbeiter verantwortlich für die korrekte und pünktliche Zeiterfassung seiner Kolonne sowie der eingesetzten Geräte. Die Funktion ist nur in der Web-Version von Galawork verfügbar.

In der Planungsansicht können Sie die Tages-, Wochen- und Gesamtplanung für alle Kolonnen, Mitarbeiter, Leistungsverzeichnisse (LVs) und Geräte erstellen und verwalten. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter verfügbar oder abwesend sind und welche Ressourcen bereits eingeplant wurden.

Das Mitarbeiter-Cockpit dient als zentrales Arbeitszeitkonto jedes Mitarbeiters. Hier werden Sollzeiten (laut Arbeitszeitkalender) den erfassten Ist-Zeiten gegenübergestellt. Das Cockpit bietet sowohl eine Monatsübersicht als auch eine Jahresübersicht und zeigt den aktuellen Arbeitszeitkontostand (AZK) transparent an. Damit die Ist-Zeiten korrekt im Cockpit erscheinen, müssen sie im Zeiten-Export als abgehakt markiert sein. Die Gesamtsumme des Vormonats wird immer erst zu Beginn des Folgemonats angezeigt.

Die Kolonnenstruktur dient der übersichtlichen Organisation von Mitarbeitern, Bauleitern und Vorarbeitern in Galawork. Sie ermöglicht es, Teams zu bilden, Zuständigkeiten zu ordnen und in der Einsatzplanung gezielt nach Kolonnen zu filtern. Alle Mitarbeiter, die auf Baustellen eingeplant werden sollen, müssen in der Kolonnenstruktur enthalten sein. Die Zuordnung erleichtert die Übersicht, hat aber keine feste Bindung für die tägliche Planung – Mitarbeiter können in der Tagesplanung frei und unabhängig von ihrer Kolonnenzugehörigkeit verplant werden. Ohne eine Zuweisung der Mitarbeiter zu Kolonnen ist keine korrekte Verknüpfung zwischen Abwesenheitsplaner und Gesamtplanung möglich. Kolonnenfarben helfen, Bauleiter, Vorarbeiter und Teams visuell zu unterscheiden.

Die Geräteliste bietet eine zentrale Übersicht aller im Unternehmen erfassten Geräte. Sie zeigt, welches Gerät sich aktuell bei welchem Mitarbeiter befindet, welche Geräte im Lager oder in der Werkstatt sind. Zudem können diverse Geräteinformationen wie z.B Hersteller, Baujahr, TÜV-Termine usw. Hinterlegt werden. Jedes Gerät erhält automatisch einen individuellen QR-Code, über den die Zuordnung und Übergabe an andere Mitarbeiter erfolgen kann.

Die Einzelzeiterfassung ermöglicht es jedem Mitarbeiter, seine Arbeitszeit minutengenau einem Projekt zuzuordnen, wodurch sie selbst für die korrekte und pünktliche Erfassung der eigenen Arbeitszeiten verantwortlich sind. Die Erfassung kann sowohl in der Web-Version als auch über die Galawork-App (Eigener Artikel) erfolgen. Nachträgliche Korrekturen oder Änderungen können – sofern berechtigt – durch das Büro oder die Bauleitung vorgenommen werden. Hinweis: Interne Kostenstellen (z. B. Werkstatt, Schulung, Bürozeiten) werden in der Regel über den Abwesenheitsplaner gebucht. Diese dürfen nicht manuell über die Einzelzeiterfassung erfasst werden, da dies zu doppelten Buchungen führen kann.

Die Einzelzeiterfassung in der Galawork-App ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle oder von unterwegs zu erfassen. Alle gebuchten Zeiten werden automatisch mit der Web-Version synchronisiert und erscheinen dort in der jeweiligen Mitarbeiter- und Projektübersicht. Die App-Version ist besonders für Mitarbeiter gedacht, die ihre Zeiten täglich mobil eintragen, ohne Zugriff auf die Weboberfläche zu benötigen.

Die Benutzer-Gruppen regeln die Rechte-Verwaltung in galawork. Hinter den drei Gruppen Vorarbeiter, Bauleiter und Büro liegen unterschiedliche vordefinierte Rechte. Benutzergruppen anzulegen kann neben der Berechtigung auch eine Frage der Organisation sein. Durch die Anlage einer neuen Gruppe können Sie zum Beispiel unterschiedliche Bereiche in Ihrem Unternehmen voneinander unterscheiden / filtern. Diese Gruppen werden sowohl im Zeiten Export, dem Abwesenheitsplaner als auch Einsatzplanung angezeigt, wenn gewünscht.

Die Bildergalerie ist ein separat buchbares Zusatzmodul, das eine projektübergreifende Ansicht aller in Galawork hochgeladenen Bilder bietet. Sie ermöglicht es, alle Bilder aller Projekte und Benutzer zentral an einem Ort einzusehen. Gerade für Bauleiter oder Büro-Mitarbeiter ist die Galerie hilfreich, um sich einen schnellen Überblick über alle laufenden Baustellen zu verschaffen, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen. Neue Bilder, die von Mitarbeitern über die App oder das Web-Portal hochgeladen werden, erscheinen automatisch in der Galerie.

Im Archiv befinden sich alle bereits exportierten Mitarbeiter- und Gerätezeiten, die zuvor in Galawork erfasst und anschließend an eine Branchenlösung (z. B. DATAflor, KS21, o. ä.) exportiert wurden. Das Archiv dient somit der Nachverfolgung, Kontrolle und ggf. Korrektur von Exportvorgängen. Hier kann nachvollzogen werden, wann welcher Export erfolgt ist, welche Zeiten enthalten waren und ob diese ggf. erneut bearbeitet oder exportiert werden müssen.

Administratoren haben die höchste Rechtefreigabe und können bis auf Lohnarteneinstellungen in der Lohnartenauswertung sämtliche Einstellungen in galawork vornehmen. Bei der Ersteinrichtung wird im Vorfeld mindestens ein Admin für die Firma ernannt und voreingestellt.

Das GPS-Modul in galawork bietet eine zentrale Übersicht zur Ortung, Analyse und Verwaltung von GPS-Geräten. Es ermöglicht eine detaillierte Auswertung von Bewegungs- und Standortdaten sowie die Verwaltung von Points of Interest (POI), Betriebsgeländen und Geräteeinstellungen. Mit Hilfe der verschiedenen Ansichten und Filter können GPS-Daten nach Projekten, Geräten oder Zeiträumen ausgewertet und zur Verbesserung der Einsatzplanung und Nachverfolgung genutzt werden.

Das Modul „Nicht vertragliche Arbeiten“ dient nicht der Erfassung, sondern der Auswertung und Kontrolle von Leistungen, die außerhalb des ursprünglichen Leistungsverzeichnisses (LV) erbracht wurden. Es fasst automatisch alle entsprechenden Einträge aus der Zeiterfassung und den Tagesberichten zusammen, bei denen Tätigkeiten als nicht vertraglich markiert wurden. So erhalten Bauleitung und Büro einen schnellen Überblick, welche nicht vertraglichen Leistungen in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind, wie viele Stunden oder Mengen dafür aufgewendet wurden, und welcher Abrechnungsstatus aktuell vorliegt. Das Modul dient somit der Analyse und Nachverfolgung dieser Zusatzarbeiten

In der Projektliste sind alle in galawork angelegten Bauvorhaben aufgelistet – von aktiven Projekten bis hin zu abgeschlossenen Baustellen. Die Liste dient als zentrale Übersicht, von der aus Sie direkt in die Detailansicht einzelner Projekte wechseln können. Von dort aus stehen Ihnen alle projektspezifischen Informationen, Zeiten, Berichte und Einstellungen zur Verfügung. So bietet die Projektliste einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand aller Baustellen und ermöglicht eine gezielte Navigation zu den jeweiligen Projektdetails.

Die Reparaturfunktion in dient der Erfassung, Verwaltung und Nachverfolgung von defekten Geräten. Sie sorgt dafür, dass Geräte, die sich in Reparatur befinden, nicht in der Planung oder Zeiterfassung auftauchen, bis sie wieder als funktionsfähig markiert werden. Durch die Status- und Fortschrittsanzeige behalten Büro, Bauleiter und Werkstatt jederzeit den Überblick über laufende, offene oder erledigte Reparaturen.

Das Stücklohn-Modul dient der Erfassung und Abrechnung zusätzlicher pauschaler Leistungen, die nicht direkt an ein Leistungsverzeichnis (LV) gebunden sind. Es können Stücklohnsätze für Tätigkeiten oder Zuschläge definiert werden – beispielsweise für Fahrzeiten, Erschwerniszuschläge oder Samstagsarbeit. Diese Stücklöhne werden unabhängig vom jeweiligen Projekt oder Leistungsverzeichnis erfasst und nicht dem Projekt selbst belastet. Sie erscheinen ausschließlich im Zeitenkonto des Mitarbeiters und dienen dort der Dokumentation zusätzlicher Tätigkeiten oder Zuschläge. So kann nachvollzogen werden, welche Zusatzleistungen ein Mitarbeiter erbracht hat, ohne dass diese die Projektzeiten beeinflussen.

In der Projektliste sind alle in galawork angelegten Bauvorhaben aufgelistet – von aktiven Projekten bis hin zu abgeschlossenen Baustellen. Die Liste dient als zentrale Übersicht, von der aus Sie direkt in die Detailansicht einzelner Projekte wechseln können. Von dort aus stehen Ihnen alle projektspezifischen Informationen, Zeiten, Berichte und Einstellungen zur Verfügung. So bietet die Projektliste einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand aller Baustellen und ermöglicht eine gezielte Navigation zu den jeweiligen Projektdetails.

Die DA11-Mengenübergabe erweitert galawork um eine zentrale Funktion zur standardisierten Weitergabe von Mengendaten aus den Tagesberichten. Damit wird die Erfassung und Abrechnung erbrachter Leistungen effizienter, transparenter und damit weniger fehleranfällig. Durch den Export im GAEB-konformen DA11-Format können in galawork dokumentierte Mengen positionsgenau in weiterverarbeitende Branchenlösungen (z. B. Dataflor) übernommen werden. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss ohne erneute manuelle Eingaben.

IDas Material-Modul ermöglicht die einfache Erstellung interner Lieferscheine für Materialbewegungen ins oder aus dem Lager, wodurch der Materialfluss transparent und nachvollziehbar wird. Lieferscheine, die aus Tagesberichten stammen, werden automatisch im Modul aufgeführt.